忙忙碌碌才是人生最美好的时光——教学秘书们的琐碎事

日期:2019-10-24    作者:    编辑:主站内容     编号:    来源:     点击:

记者 智兴文

在学校,如果有两个教学秘书碰个面,一定是有说不完的话,但谁也没有时间说,因为忙!

期初补考、期末考试、征订教材、排新生课、排实验实训课等等;办公软件要用得好,打印复印设备要会简单维护,出墨不均匀要拿出墨盒抖一抖,卡纸了要会拆开机器拽出紧紧卡住的纸;教学突发事件少不了,紧急调停课常常有。

这边期初补考告一段落,那边新学期教材待等待领取,还有“四大”日常工作——排、调、停、查课,期末安排考试。一天电脑前高强度工作下来,整个脑袋都是晕的。“你们不就调个课、安排个考试就完了吗?”,还要面对一些不理解。

9月初的一整个下午,智能制造学院教学秘书周威玲老师就没离开过办公桌。这边还没调完A、B、C老师的课,那边D老师说有个材料填写需要询问。听课评课表、兼职教师信息汇总表、考核表、学院某科研项目申报书还等着提交。

学期末的一天早上,离上班还有1个小时,智能制造学院教学秘书周威玲老师和王佳伟老师早早来到学校,将昨天封装好的20多包试卷用拖车一点点从教师楼拖到教学楼,分了2趟将试卷搬到4楼教师休息室。临近8:20开考,学生们步入考场,老师们也陆续来休息室领取试卷。周老师拿着登记表一个个做记录,让监考老师签字确认,王老师一边分发试卷给监考老师。等到试卷收齐,再陆续将这20多包试卷运回办公室。

学期末的一天下午,电子与信息工程学院教学秘书钱苏维老师一边盯着电脑屏幕上的学生网上成绩,一边核对着手中的记分册上的成绩。等待着核对记分册的有400多份,这包含了三个年级所有学生的考试成绩。一本记分册上少则20多,多则70多名学生成绩,算下来有1000多项成绩。

钱老师说:“这些成绩必须确保不出一丝差错,否则可能影响到学生的成绩,甚至影响到学生毕业。为确保网上成绩和纸质版成绩一致,需要一项项核对。这项常规工作需要几天时间。满眼望去,全是数字。但想到这是为了保证学生们的成绩、甚至前途,便不觉得辛苦了。”

“最近要排实训课,55门实训课,有16、32、48学时,全部需要手动排课。”王佳伟老师说,“最难的在于如何协调几位老师在同一周用同一个教室上实训课。排课那一周学生没有课,必须保证每天有课。上课班级的空闲时间又有不同。可教室就这一间,几位老师对时间都有自己的想法。怎样尽可能排出既满足学校要求、又符合学生上课时间、同时还兼顾老师的考虑,就成了挑战。”

教学秘书还是学院数据采集联络员,需要录入学院教学管理人员信息、兼职教师的个人信息和授课情况等,涉及到学生的信息需要跟辅导员老师沟通,涉及到学院实训基地、订单班企业信息、订单班人数也需要挨个通知并核对确认。同时,职能部门反馈的教师授课重复填写的问题,也需要挨个通知到老师,学院老师们也都很忙,他们还需要告知如何操作。

王佳伟老师和胡诗逸老师每天来办公室后,都要拿上当天1-2节的查课表,在教学楼一间间教室查课,多的时候要查30多门课。一趟查课下来,微信运动的步数都过万了。等到查完课回到办公室,电脑上QQ消息已经闪个不停。

教务处等职能部门有相关的工作需要配合。“四六级要报名了,还需要通知学生报名呢。”“四六安排出来了,还需要提供11位老师参加监考,并组织监考老师培训呢。”“兼职教师上个月的工作量出来了,还需要核对后返回。”“新生教材到了,需要去艺术餐吧领取。”“数据采集中有几位老师的数据填写有误,还需要通知其修改呢。”“最近学校机房需要比赛,第X周的课都需要从机房调到普通教师呢,请尽快跟老师沟通调至多媒体教室。”“最近有教学方面的会议,还需要通知部门领导参会。”“课堂教学、线上课程有一个培训,还需要报名老师参会,请通知到老师。”“教学比赛的安排出来了,还需要通知参赛老师准时到指定地点参赛。”

老师们也会在QQ上留言。“19级新生名单打印出来了吗?我们要填记分册了。”“学院打印机坏了,现在又急着要材料,能不能在你这帮忙打印一下啊。”“数据采集这一行怎么合并啊,另外这个上面怎么没有我填的班级专业啊。我没有这两个学期的工作量,可以发一份给我吗?”

有时学院的工作也接连不断。“最近要排实训课了,你把这50几门实训课排一下吧。”“兼职教师最近要发课酬了,你把本学期38个兼职老师的协议书、登记表、汇总表整理盖章后尽快送到人事处吧。”“听评课安排需要交到质管处了,另外,纸质版理论和实训的听评课表没有了,需要打印一下。”“这次招生需要你去XX市4个高中招生。”

学生重修、补考的事也少不了。“有个学生在其他学院的重修安排跟他上课时间冲突了,学生不知道怎么沟通,还需要你去找其他学院教秘沟通呢。”“有个学生因实习地点没信号,错过了补考通知,你看能否跟教务处及任课老师沟通一下这门课的重修啊。”“学生在超级课程表里查的这门课挂科了,怎么这次没有排他的重修啊?能不能帮他去教务处问一下啊。”

学生们有时也会来办公室寻求帮助。“我们要申请雨露计划,可以帮我盖个章吗?”“我要申请自考免考,需要您开一个成绩证明。”

工作久了,渐渐把握心得。收材料时,教秘们常常会给将截止日期提前两天告知老师们,以便留下缓冲时间;同时整理学院内部留存材料,分门别类筛选后发给老师们,协助他们尽快完成。

教学秘书,大多是女生,在教学秘书工作岗位一段时间,也都变成了“女汉子”。智能制造学院教学秘书周威玲老师打趣的说:“这些设备接触多了,我也成了‘女汉子’。有天家里灯泡坏了,硬是我关了电闸,让孩子扶着梯子、打着手电筒,自己爬上去换的灯泡。”

各类材料整理起来很琐碎,但教秘们资料的积累就是学院师生的积淀。学生要发展,可给其数据;老师报项目,可供其材料;领导要报告,可助其事实。

近年,学校根据发展需要,百里挑一,吸纳了众多素质高、本领硬的教学秘书,为各二级学院注入了新的活力,有效缓解了学校教学口的压力;对于教学秘书的职业发展,也给予诸多关注,提供了更多培训学习的机会。

智能制造学院教学办公室与学院办公室主任陈然说:“我在原旅游与商务学院担任过8年教学秘书。有一次,紧急通知第二天新生体检,需要临时暂停整个年级一上午课程,我立马打车去办公室加班操作了一晚。8年教秘生涯虽然很忙很辛苦,但它也让我感受这个岗位的神圣不可或缺性,这将是我人生中最美好且珍贵的时光。”





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